Exchange Server Vs Gmail – Parte Seconda – Due cose buone

Vacanze finite.

Si torna al lavoro (nonostante il gran caldo…)

Come promesso nel precedente post sull’argomento, voglio condividere quanto di buono ho scoperto sull’uso di Google Apps come un vero server di posta aziendale.

Come dice il titolo: due cose buone

Fin dal primo momento di questa mia avventura del mondo delle Google Apps (io, affezionato seguace di Exchange Server + Outlook) una cosa mi aveva lasciato profondamente perplesso: Thunderbird e IMAP.

In particolare non mi andava proprio giù che ogni singolo messaggio ricevuto venisse più volte replicato nelle cartelle “Posta in arrivo“, “Tutti i messaggi” e “Importanti” (e queste sono etichette predefinite) nonchè in ogni ulteriore etichetta/cartella creata per copiarvi automaticamente (ma non spostare…) le mail filtrate in base ai regole personalizzate.

Un singolo messaggio ricevuto compariva fino a 4 volte e per segnarlo come letto dovevo aprirlo in ognuna delle etichette.

Che fatica …

Molto più funzionali mi sembravano le “regole” di Outlook 2003 – 2010 che, al contrario, spostano i messaggi ricevuti che rispettano determinati criteri e contemporaneamente li cancellano dalla posta in arrivo.

Non potevo darmi per vinto e allora: prima cosa buona.

Per risolvere il problema basta fare alcuni semplici passaggi:

1) Entrare nelle impostazioni di Gmail

2) selezionare etichette

3) deselezionare la casella “Mostra in IMAP” per “Tutti i messaggi” (così in Thunderbird vedremo solo “Posta in arrivo”)

Così facendo non comparirà pià la suddetta cartella a mio parere del tutto inutile facendoci risparmiare tempo prezioso.

Invece, per eliminare la ridondanza dei messaggi filtrati nelle varie etichette definite dall’utente, quando si definisce il filtro occorre semplicemente selezionare:

“Ignora Posta in arrivo (Archivia)”, così:

Non dimenticate di selezionare “Applica filtro anche alle xxx conversazioni seguenti” per vedere spostati magicamente (e con grande soddisfazione…) tutti i messaggi già ricevuti e duplicati nelle varie cartelle (pardon, etichette …)

Seconda cosa buona

Thunderbird è un buon client di posta, ma per segnalare l’arrivo di nuovi messaggi occorre che sia aperto (anche se minimizzato nella system tray).

In questo non differisce da Outlook.

Mi sono, tuttavia, chiesto: c’è un modo per essere avvisato quando arrivano nuovi messaggi senza aprire Thunderbird o, addirittura, su un altro PC o netbook senza che sia installato il client di posta?

Gira, gira ho trovato la soluzione:

 Gmail Notifier Pro

Trattasi di un bellissimo software assolutamente gratuito fino a 2 account gmail che parte automaticamente all’avvio di Windows, controlla se ci sono nuove mail in “Posta in arrivo” ed in un’altra cartella/etichetta a scelta (io ho inserito “Importanti”) e ne fa vedere un’anteprima o, eventualmente, l’intero messaggio (collegandosi, però, a Gmail).

Si può anche rispondere ai messagi, marcarli come “letti”, ecc…

Io lo trovo eccezionale, oltre che sul mio desktop in ufficio si trova sul netbook che uso a casa e presto sugli altri client che utilizzo nel mio lavoro.

Il post è finito, rispetto al precedente la mia fiducia nelle potenzialità Google Apps e Gmail è notevolmente aumentata.

Non sento quasi più nostalgia per Exchange & Co.

Forse è giunta l’ora di spegnere il glorioso server interno e volare sulle nuvole…

A presto.

P.S. come al solito sono graditi feedback, commenti, sugerimenti, ecc. ecc..