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Exchange Server Vs Gmail – Parte Prima

1 luglio 2011

Da un po di tempo avevo in mente di provare come e quanto una soluzione di posta elettronica aziendale basata su un server interno Microsoft Exchange potesse essere efficacemente sostituita dal celebre Gmail di Google.

Armato di santa pazienza, ho deciso di sperimentare personalmente quello che effettivamente si può fare.

L’ obiettivo che mi sono prefisso era quello di sfruttare tutto quanto offrono le Google Apps in materia di posta elettronica per dotare un’azienda, un ente pubblico o anche un piccolo studio professionale di una infrastruttura di posta elettronica che potesse competere con quella di provata affidabilità basata su Exchange Server di Microsoft.

Premetto che, come è nello stile di questo blog, i risultati riportati sono esclusivamente quelli raggiunti “sul campo”, provati direttamente anche se per un periodo di tempo ancora non molto esteso

La realizzazione del server di posta “virtuale” basato sulle Google Apps ed, in particolare, su Gmail non è stata un impresa semplice ed ha richiesto molte ore di lavoro soprattutto per alcuni aspetti di cui parlerò.

Per questa ragione ho deciso di dividere il mio resoconto almeno in due parti (ma potranno essere anche di più …).

In questa prima parte descriverò i passi da seguire per ottenere un server google mail funzionante e riporterò le mie prime impressioni d’uso.

Nella seconda, confidando anche nei vostri contributi, vorrei parlare di tutti quegli accorgimenti e “trucchi” finalizzati al miglioramento dell’esprienza d’uso di questo portentoso sitema che – almeno fino a 10 utenti – è del tutto gratuito.

Ma veniamo al dunque …

I due contendenti sono stati: da una parte il mio glorioso server Exchange Server 2003 con IMF (Intelligent Message Filter) aggiornato alle ultime definizioni anti-spam disponibili e Microsoft Outlook 2003 lato client e, dall’ altra, il server Gmail con il suo potente motore antispam integrato e Mozilla Thinderbird 3.1 per l’accesso dai clients.

Step 1 – Registrazione e setup iniziale Google Apps – Gmail

La prima difficoltà è stata quella di effettuare la registrazione alle Google Apps in versione Standard per massimo 10 utenti che – come già detto – è completamente gratuita.

Dopo qualche peripezia ho trovato il link giusto che qui riporto:

http://www.google.com/apps/intl/en/group/index.html

Selezionando Get Started ci verrà chiesto di indicare il dominio di riferimento che sarà quello che già possediamo oppure – se non ne abbiamo – potremo acquistarlo direttamente da Google :

Ora viene il bello.

Il dominio inserito, infatti, deve essere “verificato” ovvero bisogna dimostrare a Google di esserne effettivamente i proprietari .

Per fare questo ci sono diverse strade: dalla creazione di un record TXT presso il proprio Domain Registrar al caricamento di un piccolo file HTML sul server che gestisce il proprio dominio opzione – quest’ultima – che io ho utilizzata:

Ma non basta…

Per chi ha già un server di posta interno in funzione è fortemente consigliato effettuare i test senza modificare l’infrastruttura esistente ma affiancando ad essa il nuovo “Server Google”.

Per far ciò bisogna definire un alias  di dominio del tipo : gtest.miodominio.it  dove, ovviamente, miodominio.it è il dominio principale.

Anche per l’alias bisogna dimostrare di essere i legittimi proprietari in modo del tutto analogo a quano fatto per il dominio principale.

Tenuto conto che la propagazione dei record DNS richiede fino a 48 ore potremo iniziare i nostri test solo due giorni dopo questo primo step

Step 2 – Dual delivery Pilot

Trattandosi di un progetto pilota, Google insiste molto (ed io condivido in pieno …) sul concetto di Dual Delivery ovvero la valutazione di tutte le potenzialità offerte da  Gmail devono avvenire in affiancamento all’esistente server interno di posta elettronica che, pertanto, continuerà a funzionare regolarmente.

La configurazione del Dual Delivery è descritta dettagliatamente nella Pilot Guide messa a disposizione da Google, documento esaustivo che copre tutte le fasi occorrenti: dalla modifica dei record MX fino alla configurazione del server di posta interno (ad es. Exchange) per recapitare ogni messaggio ricevuto contemporaneamente anche a Gmail.

In questo modo sarà possibile distribuire Gmail ad un numero ristretto di utenti pilota che potranno accedere alla loro posta direttamente da Gmail in modo del tutto trasparente e, sopratutto, reversibile.

Una volta che tutto sia stato configurato correttamente iniziamo a divertirci …

Setp 3 – Modalità di accesso alle mailboxes.

Per prima cosa bisogna scegliere come acceredere alla propria posta.

Esistono due modalità: 1) via Web 2) via client di posta (desktop client)

Molto è stato scritto sulle novità introdotte da Gmail, sul fatto che non esistano cartelle ma solo “etichette” e – per questo – vi rimando ai numerosi articoli presenti in rete, tipo:

http://www.liewcf.com/how-to-setup-gmail-imap-access-3449/

Diciamo subito che il modo “naturale”  di acceso a Gmail è  tramite il browser web (tra l’altro si può facilmente configurare un accesso del tipo “mail.miodominio.it” ) con tutti i vantaggi che ciò comporta.

Tuttavia, per chi – come me – lavora prevalentemente nel proprio ufficio da un comodo desktop è difficile rinunciare ad un solido client di posta  tipo di Outlook .

Anche qui sono stati scritti fiumi di inchiostro su quale sia il miglior client per Gmail, ad esempio vedasi: http://www.hitreach.co.uk/blog/the-best-imap-client-for-gmail-is-windows-live-mail/

Tutti, però, pur riconoscendo che la miglior tipologia di accesso a Gmail per un “desktop client” è la IMAP, al tempo stesso evidenziano come le etichette di Gmail che diventano “cartelle” per i client di posta come Outlook o Thunderbird non siano il massimo in termini di chiarezza e semplicità di utilizzo.

Basti pensare al fatto che pur definendo  regole che instradino automaticamente i messaggi ricevuti nelle appropriate “etichette-cartelle” appositamente create, in realtà essi (a differenza di quanto avviene con l’accoppiata Exchange Server-Outlook) continuano ad essere presenti sia nella cartella “Posta in Arrivo” che in quella “Tutti i Messaggi” oltre, naturalmente, alla cartella specifica di destinazione.

Ogni messaggio, dunque, compare tre volte e questo non è esattamente il massimo …

Comunque io ho scelto Thunderbird configurandolo così l’accesso IMAP ai server di Google:

Server IMAP Google

Step 4 – Prime impressioni

E siamo giunti alla fine di questa prima parte: le  mie impressioni.

Come ho già detto sto usando il servizio di Google solo da pochi giorni e sono tante le cose da chiarire ed ottimizzare (e spero sinceramente che questo mio post possa aprire un dibattito fra tutti coloro che stanno affrontando la stessa impresa..).

Questa la mia pagella:

Mi sembra che siamo sulla buona strada.

Sarei lieto di conoscere le vostre opinioni in merito.

Sicuramente tornerò a scrivere sull’argomento.

A presto …

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